Cenzorate Asociatii de Proprietari

Cenzorate asociatii de proprietari

   Societatile noastre de expertiza contabila, Adoris, furnizeaza servicii de cenzor (cenzorat) pentru toate asociatiile de proprietari din Bucuresti si imprejurimi care solicita ajutor; ele sunt autorizate CECCAR si sunt membre cu drepturi depline. Din societatile noastre fac parte: 3 experti contabili, 2 contabili autorizati cu studii superioare, 1 inspector de resurse umane si 1 inspector SSM.

   Societatile noastre, pe langa servicii de expertiza contabila extrajudiciara, presteaza atat servicii de cenzorat asociatiilor de proprietari, cât si activitati de verificare financiar-contabila, verificare de gestiune, separare  patrimoniu Activ-Pasiv pentru fiecare scara in parte la asociatiile de proprietari cu mai multe scari, venind in sprijinul acestora cu o bogata experienta in domeniu si prin consultanta de specialitate privind separarea pe scari (divizare asociatie).

   Daca sunteti presedinte ales al unei asociatii de proprietari, un membru din comitetul executiv sau un simplu membru al asociatiei si doriti sa nu aveti probleme in privinta corectitudinii financiar contabile a asociatiei, atunci noi vă oferim servicii profesionale de cenzorat lunar la preturi corecte si avand garantii profesionale (Autorizatie CECCAR, Aviz CECCAR), garantii materiale (Polita de asigurare pentru malpraxis in valoare de 10.000 Euro anual) si garantii de independenta fata de interesele din cadrul unei asociatii de proprietari (membra activa CECCAR). Pe langa toate acestea, beneficiati de serviciile unui expert contabil neutru si independent care nu locuieste si nu cunoaste pe nimeni din asociatia dvs. si nu are nici un interes decat respectarea legalitatii.

   Prin firmele de cenzorat Adoris puteti beneficia de serviciile unui cenzor profesionist, neutru si independent, membru activ in cadrul Corpului Expertilor Contabili si Contabililor Autorizati din Romania (persoana juridica).

Cenzorate Asociatii de Proprietari 5

   Prin urmare, cand primiti o oferta de cenzorat, cereti sa vi se demonstreze, cu acte, ca este vorba de un expert contabil (daca e persoana fizica) sau despre o firma autorizata de CECCAR (daca e vorba de persoana juridica de expertiza contabila). Nu acceptati pentru a va tine cenzoratul, din afara asociatiei dumneavoastra, o firma condusa de o persoana ce are doar studii economice – fara a fi expert contabil si fara a avea experienta in domeniul asociatiilor de proprietari. Din anul 2001 (peste 15 ani de experienta) am decis sa ne implicam activ si responsabil in prestarea de servicii lunare de cenzorat (cenzor persoana fizica sau juridica) catre asociatiile de proprietari din Bucuresti si imprejurimi.

   Pentru semnarea unui contract de prestari servicii de cenzorat si pentru o buna colaborare intre firma de cenzorat Adoris si asociatia dvs. se impune ca:

1) asociatia de proprietari sa aiba un presedinte legal ales care sa semneze contractul de cenzorat intre parti.

2) Comitetul Executiv sa mandateze pe presedintele ales sa incheie un contract de cenzorat cu o persoana juridica de expertiza contabila autorizata CECCAR.

3) Contractul de prestari servicii de cenzorat lunar va fi valabil pana la prima adunare generala a proprietarilor, legal si statutar constituita, unde se va dezbate, printre altele, si derularea contractului de cenzorat intre parti pe durata nedeterminata, cu posibilitatea rezilierii lui in orice moment cand una din parti este nemultumita, in baza unei notificari prealabile.

4) valoarea lunara a contractului de cenzorat si eventualele clauze din contract vor fi negociate de reprezentantii partilor implicate (firma de cenzorat / asociatie).

5) firma de cenzorat va prezenta la incheierea contractului de cenzorat, in copie, urmatoarele documente (ca anexe la contract):

– copie CUI firma de cenzorat;

– copie Autorizatie CECCAR;

– copie Aviz CECCAR pentru anul in curs;

– copie Polita de asigurare profesionala pentru malpraxis in valoare de 10.000 Euro pentru anul in curs.

   Va rugam sa aveti incredere si sa ne contactati pentru a semna cu societatea noastra contracte de prestari servicii de cenzorat si veti beneficia de servicii de calitate, costurile contractului dumneavoastra fiind negociabile si apropiate de cele actuale. Puteti suna oricand la tel. 0726.758.320 si un expert contabil din cadrul firmei vă va raspunde prompt la orice intrebare.

Cenzorate Asociatii de Proprietari 4* Firmele noastre, Adoris, autorizate de CECCAR Bucuresti, pe langa activitatea de expertiza contabila, ofera, la cerere, si servicii de cenzorat lunar pentru asociatii de proprietari si pentru asociatii de locatari recunoscute ca asociatii de proprietari conform legii. Verificarea lunara, trimestriala, semestriala sau anuala a activitatii financiar contabile si de gestiune desfasurate intr-o asociatie de proprietari consta in urmatoarele activitati de control (cel putin):

1) verificarea lunara a incasarilor de la proprietari sau de la terti atat prin casierie, conform registrului de casa (chitante de incasare intretinere, fond de rulment, fond de reparatii, penalizari, chirii, restante cote etc.), cat si prin cont bancar al asociatiei (OP-uri, chitante de depunere, viramente bancare etc.), conform extrase de cont lunare. Registrul de casa se intocmeste obligatoriu pe fiecare zi de incasare sau plata pentru a se obtine la sfarsitul fiecarei zile un sold corect si legal calculat.

2) verificarea lunara a platilor efectuate prin casieria asociatiei conform registrului de casa (achitare furnizori de utilitati, reparatii parti comune, cheltuieli administrativ-gospodaresti, state de plata, restituiri de fond de rulment, depuneri bancare etc.) cat si operatiuni prin contul bancar al asociatiei (achitare furnizori de utilitati cu ordine de plata, achitare prestari servicii de reparatii parti comune, impozite si taxe catre bugetul de stat si bugetul asigurarilor sociale si de sanatate, comisioane bancare etc.) conform extraselor de cont lunare.

3) verifică lunar fisele pe apartament intocmite de administratorul sau contabilul asociatiei, in format fizic (manual) sau in format electronic (automatizat), cu ajutorul unui program informatic specializat (Bloc Manager, Asloc, Aviziero, Saga etc.).. De asemenea, cenzorul mai verifica daca restantele inscrise in lista de intretinere curenta au fost corect preluate din fisa apartamentului.

4) verifică lunar atat listele de intretinere intocmite conform OMFP 3103/2017 (vezi model din sectiunea “Documente” de pe site) cat si bazele de calcul detaliate pentru fiecare suma sau cheltuiala in parte. Modalitatea de calcul va conţine şi va arata explicit toate costurile şi sumele care formeaza totalul de plata al proprietarilor, respectiv modul de calcul şi de repartizare a acestor cheltuieli catre proprietari.

5) verifică lunar Registrul de mijloace banesti aflate in cont la banca, tinut in format fizic (manual) sau in format electronic (automatizat), intr-un program informatic specializat. In registrul de mijloace banesti sunt mentionate lunar, de catre administrator-contabil, operatiunile bancare ale asociatiei efectuate conform extraselor de cont. Asociatia de proprietari este obligata sa detina un singur cont bancar (art. 20 din Legea 196/2018). Datele de identificare ale contului bancar se comunica tuturor proprietarilor prin afisare la avizier, odata cu lista de intretinere lunara. In contul asociatiei de proprietari se vor varsa toate incasarile din cote de intretinere lunare sau restante, cat si incasari privind fondul de rulment, fondul de reparatii, fondul de chirii, fondul de penalizari, fondul special, inclusiv diferenta ce depaseste plafonul din casierie (max. 1000 lei lunar). Din aceste sume se vor achita toti furnizorii de utilitati, prestari de servicii administrative, penalizari, taxe si impozite catre bugetul de stat si bugetele de asigurari sociale si de sanatate etc.

6) verifică lunar Registrul jurnal (cod 14-1-1/A), care este un document obligatoriu si proba in eventualele litigii ale asociatiei cu terte persoane fizice (proprietari) sau juridice (firme), in care sunt mentionate lunar, in ordinea cronologica de emitere sau de intrare a documentelor justificative (incasari, plati, elemente de activ si pasiv), efectuate atat prin casieria asociatiei cat si prin contul bancar. Registrul jurnal poate fi tinut in format fizic (cu inregistrarea manuala a operatiunilor in Registru jurnal tipizat) sau in format electronic, intr-un program informatic specializat. Sumele operate in Registrul jurnal se totalizeaza atat lunar, cat si cumulat de la inceputul anului.

7) verifică anual Registrul Inventar (cod 14-1-2), care este un document contabil obligatoriu si proba in eventualele litigii ale asociatiei cu terte persoane. In Registru Inventar se mentioneaza anual rezultatele inventarierii faptice a elementelor de Activ si Pasiv de la sfarsitul fiecarui an fiscal (31 decembrie). Toate valorile materiale banesti si de gestiune (obiecte de inventar, mijloace fixe, materiale consumabile etc.) sunt mentionate in Registrul Inventar atat la valoarea contabila (de intrare in gestiune sau de cumparare), cat si la valoarea de inventar (valoarea faptica reala), mentionata in liste de inventariere.

8) verifică lunar dosarul cu documente justificative al Asociatiei.  Dosarul lunar cu documente justificative cuprinde cel putin urmatoarele:

liste de intretinere lunare, conform OMFP 3103/2017;

bazele de calcul lunare;

facturi privind furnizorii de utilitati ai asociatiei (Radet, Apa Nova, gaze, service ascensor, Enel, salubritate, service interfon etc.);

chitante de incasare a cotelor de intretinere de la proprietari;

extrase de cont bancare, ordine de plata, foi de varsamant etc.;

mod de calcul penalizari pentru fiecare restantier in parte;

referate de necesitate pentru cheltuieli administrativ-gospodaresti lunare;

centralizator lunar cu documente privind cheltuieli administrativ gospodaresti;

state de plata, declaratii fiscale, chitante de achitare impozite lunare sau ordine de plata bancare;

exemplarul nr. 2 (copie) din registrul de casa, la care sunt anexate toate documentele justificative de plata efectuate prin casieria asociatiei cu plata in numerar;

consumuri individuale ale proprietarilor  (apa calda, apa rece, caldura) conform indecsi de consum pe fiecare apartament in parte;

– cereri ale proprietarilor de scoatere sau de introducere a numarului de persoane ce au locuit in luna respectiva in asociatie;

foaia de prezenta cu personalul angajat si cu numarul de ore lucrate efectiv in luna respectiva;

tabel centralizator cu numarul de persoane ce au locuit in luna respectiva in asociatie, pe fiecare scara in parte, sub semnatura privata (sef de scara sau membru comitet executiv desemnat);

situatia soldurilor elementelor de Activ si Pasiv intocmita lunar de administrator/contabil si certificata de cenzor;

alte documente justificative: dispozitie de plata-incasare, contracte de prestari servicii pentru reparatii parti comune, devize de lucrari, procese verbale de receptie, garantii pentru manopere reparatii parti comune, contracte civile, state de plata, bonuri fiscale stampilate etc.Cenzorate Asociatii de Proprietari 2

9) Verifică lunar urmatoarele registre:

Registrul fondului de rulment (cod 14-6-25/a) privind incasarile de la proprietari si restituirile catre acestia in caz de mutare din asociatie (bloc). Mentionarea in balanta activ-pasiv lunara a fondului de rulment total incasat de la proprietari, inscris intr-o fisa sintetica (totalizatoare). Fondul de rulment incasat se depune in contul curent unic al Asociatiei si se tine evidenta separata. Pentru incasarea Fondului de rulment, administratorul elibereaza chitanta nominala separata.

Registrul fondului de reparatii (cod 14-6-25/b) privind toate incasarile de la proprietari pe cota parte indiviza (CPI) conform Hotarare Adunare Generala a proprietarilor si repartizarea cheltuielilor efectuate pentru reparatii parti comune tot conform cotei parti indivize a fiecarui apartament in parte. Suma ramasa neconsumata pe fiecare apartament in parte si totalizata se mentioneaza in balanta activ pasiv lunara. Sumele incasate din Fondul de reparatii se depun in contul curent unic al asociatiei de proprietari si se tine evidenta separata. Pentru incasarea fondului de reparatii, administratorul elibereaza chitanta nominala separata.

Registrul pentru fondul special (dobanzi, chirii, reclame, antene etc.) (cod 14-6-25/c). In acest registru se opereaza toate veniturile din activitati economice repartizate pe cota parte indiviza a fiecarui apartament in parte. Aceste venituri alimenteaza numai Fondul de reparatii al Asociatiei si nu se platesc proprietarilor, ci se folosesc cu aprobarea Adunarii generale prin Bugetul anual de venituri si cheltuieli (BVC), numai pentru reparatii parti comune. Acestea sunt considerate venituri neimpozabile fiscal, daca sunt folosite in exclusivitate pentru reparatii parti comune, conform Codului Fiscal. Lista acestor venituri, precum si cheltuielile aferente lor sunt prezentate lunar si semestrial, intr-un raport afisat la avizierul Asociatiei si se evidentiaza in registrul unic de venituri si cheltuieli al Asociatiei de proprietari (art. 70 alin. (2) din Legea 196/2018).

Registrul pentru evidenta fondului de penalizari (cod 14-6-25/d). In acest registru se evidentiaza toate penalizarile incasate si restante de la proprietarii rau-platnici, conform sistemului propriu de penalizari din fiecare asociatie. Sumele incasate cu titlu de penalizari pot fi folosite numai pentru achitarea eventualelor penalizari emise de furnizorii de utilitati, iar diferenta se poate folosi numai cu aprobarea Adunarii generale anuale a asociatiei de proprietari, prin mandatul dat Comitetului Executiv, numai pentru reparatii parti comune, reabilitare termica sau consolidarea condominiului, conform Bugetului de Venituri si Cheltuieli aprobat anual.  Sumele rezultate din aplicarea penalitatilor de intarziere nu pot fi utilizate in alte scopuri (art. 77 alin. (3) din Legea 196/2018). Coeficientul de penalizari maxim admis intr-o asociatie de proprietari, conform legii, este de 0,2 %/zi de intarziere, calculat dupa 30 de zile calendaristice de la data scadenta a listelor de intretinere, care pot fi afisate la avizier max. 30 de zile.

10) Verifica lunar atat Situatia soldurilor elementelor de activ si pasiv (cod 14-6-30/d)  cat si Fisele de operatiuni diverse (cod 14-6-22/c), intocmite pentru fiecare element de activ si pasiv in parte de catre administratorul/contabilul angajat al asociatiei. Totalul elementelor de activ trebuie sa fie egal cu totalul elementelor de pasiv. Daca se constata diferente intre Activ si Pasiv, atunci obligatoriu exista greseli in evidenta financiar-contabila a asociatiei si trebuie depistate si corectate conform legii.

11) Verifica lunar si anual daca asociatia de proprietari se incadreaza in Bugetul de Venituri si Cheltuieli, aprobat anual in Adunarea generala. Daca se constata depasiri ale Bugetului de Venituri si Cheltuieli, mai ales la rubrica Cheltuieli, se propune Comitetului Executiv, prin Presedintele ales, convocarea intr-o Adunare generala extraordinara a proprietarilor pentru amendarea si aprobarea noului Buget de Venituri si Cheltuieli pentru anul in curs. Obligatia intocmirii proiectului de Buget revine Comitetului Executiv in ultima luna a anului curent pentru anul fiscal urmator. Proiectul de buget se intocmeste pe baza de date financiar-contabile furnizate de administratorul/contabilul asociatiei pentru anul fiscal expirat.

Cenzorate Asociatii de Proprietari 1

12) Verifica semestrial Balanta Activ Pasiv si daca aceasta a fost depusa conform legii la Biroul Asociatiilor de proprietari de pe langa Primariile de sector de doua ori pe an, cu datele financiar contabile de la 30 iunie si 31 decembrie ale fiecarui an fiscal. Termenele de depunere ale balantelor Activ-Pasiv sunt: 1 martie pentru obligatia din 31 decembrie si 1 septembrie pentru obligatia din 30 iunie a fiecarui an fiscal in parte.

13) Participarea unui reprezentant de la firma de cenzorat Adoris la adunarea generala ordinara anuala, cu un raport de verificare financiar-contabila pentru anul precedent, in care se va mentiona si propunerea de descarcare de gestiune a Comitetului Executiv si a persoanelor care au gestionat valori materiale si banesti ale asociatiei in anul precedent, bineinteles daca nu exista fraude, greseli majore, neglijente grave etc. Raportul prezentat in fata proprietarilor constituiti in Adunarea generala ordinara va cuprinde, pe langa altele, si raspunsurile la urmatoarele obiective:

  • verificarea legalitatii incasarilor si platilor, a actelor de gestiune si a evidentei contabile.
  • daca toate facturile emise de furnizori au fost repartizate corect si legal proprietarilor.
  • daca sunt sume insusite din fondurile Asociatiei si daca Asociatia este echilibrata financiar din punct de vedere al balantei Activ-Pasiv.
  • daca s-au respectat in totalitate prevederile legale din Legea 82/1991 (Legea contabilitatii actualizata ), Legea 196 / 2018Statutul si Regulamentul de ordine interioara din 2018, HG 3103 / 2017.

14) Verificarea lunara a modului de intocmire a documentelor fiscale ale asociatie (declaratii fiscale, fise fiscale, fise sintetice, state de plata etc.), de declarare a lor la ANAF si de achitare a sumelor corect calculate din punct de vedere fiscal pentru bugetul de stat (impozite si taxe) si bugetul asigurarilor sociale si de sanatate (contributii la stat pentru sanatate si pensii).

15) Verificarea indeplinirii conditiilor statutare privind prezenta si votul in adunarile generale statutare (ordinare si extraordinare) ale asociatiilor de proprietari, mentionand verbal si in scris (in procesul verbal al adunarii generale), toate prevederile legale privitoare la asociatiile de proprietari aflate in eventuale litigii (neintelegeri) cu terte persoane fizice (proprietari) sau persoane juridice (firme, autoritati etc.).

16) Verificarea respectarii legalitatii in administrarea bunurilor materiale si banesti si a fondurilor financiare (fond rulment, fond reparatii, fond special, fond penalizari etc.) ale asociatiei de proprietari. Daca se constata nereguli, fraude, neglijente majore sau nerespectarea legii, se intocmeste imediat Raport de constatare si se propun masuri legale catre Comitetul executiv, prin Presedintele ales, pentru remediere, indreptare sau recuperare de pagube de la persoanele considerate si dovedite a fi vinovate.

17) Verificarea legalitatii actelor si documentelor, a hotararilor si deciziilor Comitetului executiv, a regulilor si regulamentelor asociatiei prin atentionarea verbala si scrisa atunci cand se constata ca se incalca legea.

18) Verificarea trimestriala a gestiunii asociatiei de proprietari si intocmirea de rapoarte.

19) Control inopinat al soldului de casa faptic (in numerar) cu cel scriptic mentionat in registrul de casa, impreuna cu 2 membrii de comitet desemnati de Presedinte. Pentru eventuale diferente se intocmeste Angajament de plata catre persoana vinovata si se intocmeste Raport de constatare cu masuri de remediere a situatie catre Comitetul executiv, prin Presedintele ales.

20) Verifica si urmareste lunar depunerea in contul curent al asociatiei de proprietari a numerarului din casieria asociatiei ce depaseste plafonul de casa (max. 1000 lei lunar, cf. Legii 196 / 2018) pentru a se putea face lucrari de reparatii parti comune urgente (accidentale) care nu sufera amanare.

21) Verificarea si validarea lunara sau atunci cand este cazul, a documentelor si a angajamentelor de plata pentru persoanele vinovate (restantieri, ingrijitori, administratori, membrii de comitet etc.)

Acestea sunt doar cateva dintre atributiile unui cenzor de asociatie de proprietari (persoana juridica). In mare, el va asigura buna functionare a Asociatiei, in ceea ce priveste respectarea legislatiei si va verifica legalitatea hotararilor, documentelor, regulilor si deciziilor luate in cadrul Adunarilor Generale ale proprietarilor si in cadrul Comitetelor Executive.

Cenzorate Asociatii de Proprietari 3

Conform Legii 196/2018:

Art. 59 alin. (1) –  Cenzorul/Comisia de cenzori sunt persoanele mandatate de asociatia de proprietari sa urmareasca aplicarea prevederilor prezentei legi de catre organele de conducere ale asociatiei de proprietari si sa verifice executia bugetului de venituri si cheltuieli conform prevederilor legale in vigoare.

ART. 60 alin. (6)  Rapoartele de verificare a gestiunii asociatiei de proprietari se intocmesc de catre cenzor/comisia de cenzori trimestrial si se prezinta comitetului executiv in cadrul sedintelor comitetului executiv, pentru luare de masuri in cazul in care se constata nereguli financiar-contabile, si anual, in cadrul adunarilor generale.

Art. 61. – Cenzorul sau comisia de cenzori a asociaţiei de proprietari are, in principal, urmatoarele atribuţii:

a) urmareste aplicarea prevederilor prezentei legi de catre organele de conducere ale asociatiei de proprietari;

b) verifica gestiunea financiar-contabila;

c) verifica lunar executia bugetului de venituri si cheltuieli conform documentelor, registrelor si situatiei soldurilor elementelor de activ si pasiv intocmite de catre administrator;

d) cel putin o data pe an intocmeste si prezinta adunarii generale rapoarte asupra activitatii sale si asupra gestiunii asociatiei de proprietari, propunand masuri;

e) executa controale inopinate, impreuna cu 2 membri ai comitetului executiv pentru verificarea contabilitatii si a activitatii de casierie, si consemneaza rezultatele controalelor in registrul unic de procese-verbale al asociatiei de proprietari;

f) participa la adunarile generale ale asociatiei si ale comitetului executiv, asigurand legalitatea desfasurarii acestora.

Definitie termeni folositi:

Expert contabil = persoana fizica sau juridica definita ca atare prin Ordonanta Guvernului nr. 65/1994 privind organizarea activitatii de expertiza contabila si a contabililor autorizati.

Cabinet = expertul contabil sau societatea de expertiza contabila care furnizeaza in mod liber servicii contabile pe piata.

Polita de asigurare profesionala pentru malpraxis = polita care acopera eventuale riscuri de neglijenta sau erori ce pot aparea fara intentie in activitatea profesionala (cenzorate lunare sau expertize contabile pentru asociatii de proprietari) desfasurata de catre un expert contabil (cenzor PFA, cenzor persoana juridica sau societate de expertiza contabila) sau de catre avocati/birouri de avocatura/cabinete individuale de avocatura in activitatile profesionale desfasurate in procese civile, procese penale sau in cosultanta juridica de specialitate acordata asociatiilor de proprietari.